Helma Rutten-Reniers, HR Manager

In deze serie van interviews, dit keer onze HR Manager Helma Rutten-Reniers aan het woord:

"Duurzame inzetbaarheid is altijd belangrijk geweest, maar dit jaar nog meer”

Helma, misschien wil je jezelf eerst even voorstellen

Ik ben getrouwd en heb een dochter van twee en een half jaar. Ik werk nu 17 jaar in HR. Ik heb aan de Hogeschool ’s-Hertogenbosch Management, Economie en Recht gevolgd met een stage in London. Het Verenigd Koninkrijk beviel mij goed en daarom heb ik er voor gekozen om mijn MSc in Human Resource Management (HRM) in Cardiff (Wales) te volgen. Daarna heb ik vier jaar bij twee bedrijven in Wales gewerkt in HR. Toen echter mijn zus in Nederland kinderen kreeg, ging er bij mij emotioneel iets om en besloot ik weer terug naar Nederland te verhuizen.

Balans in werk en leven herstellen dus?

Ja, het afgelopen jaar is het heel duidelijk geworden hoe belangrijk deze balans eigenlijk is en dat deze voor iedereen verschillend is. Ik ben afgestudeerd op het onderwerp ‘Work-Life Balance’. Het effect van werkpatronen op die balans en de invloed die je zelf daarop kunt uitoefenen, interesseren mij enorm. Mensen zijn vaak meer tevreden als ze invloed kunnen uitoefenen op de indeling hoe, waar en wanneer ze hun werkzaamheden uitoefenen. Voor mij betekende dit destijds in 2009 dat ik het Verenigd Koninkrijk als werkplek omruilde voor Nederland.

Hoe kwam je terecht in de verhuiswereld?

Eénmaal terug in Nederland vond ik een fijne baan bij De Rooy Logistics, een transportbedrijf in de automotive branche. Ik heb daar in acht jaar tijd de volledige HR afdeling en beleid mogen opzetten. De laatste twee jaar daarvan heb ik van dichtbij meegemaakt wat een bedrijfsovername met mensen doet. Dat was leerzaam voor mij, de realisatie dat ik ook gewoon medewerker ben en blijf en met reden voor mijn werkgever had gekozen. Toen de oud-directeur van het overgenomen bedrijf met pensioen ging, was dit voor mij het perfecte moment voor verandering. Dus toen ik in augustus 2017 de vacature HR Manager zag van De Haan, tenslotte ook een logistieke dienstverlener, heb ik daar op gesolliciteerd.
Het mooiste aan verhuizers vind ik hun sociale - en communicatieve vaardigheden, zij kunnen heel goed samenwerken in één team. Velen van hen werken al heel lang bij De Haan en dat wil heel veel zeggen.

Jij bent dus nu de HR-Manager van De Haan. Welke verantwoordelijkheden vallen daaronder? 

Ik ben eindverantwoordelijk voor de totstandkoming en ontwikkeling van het personeelsbeleid. Ik waarborg de naleving van arbeidsvoorschriften en –wetgeving. Daarnaast ben ik onder andere verantwoordelijk voor de werving en selectie, opstellen van functieprofielen, verzuimmanagement, opleidingsbeleid en de salarisadministratie. Oftewel: instroom, doorstroom en uitstroom.

Welke relevante externe ontwikkelingen signaleer jij in jouw vakgebied?

Anno medio 2021, ruim een jaar in de pandemie situatie, zijn overleg en samenwerkingsvormen de focus. Het anders inrichten van functioneringsgesprekken bijvoorbeeld is niets nieuws, maar is bij ons nu wel in een hogere versnelling gegaan. Continu communiceren zal de vervanger van functioneringsgesprekken gaan worden mijn inziens. 

De Haan staat erom bekend dat oud-medewerkers sterk betrokken blijven bij het bedrijf. Wordt naar jouw mening de HR-strategie bij een familiebedrijf anders ingevuld dan bij een niet-familie bedrijf?

Als je zoals wij een personeelsbestand hebt met relatief veel lange dienstverbanden, en relatief weinig uitval, dan is dat iets om als HR manager trots op te zijn en te koesteren. Dat betekent namelijk ook dat er een cultuur aanwezig is die hieraan ten grondslag ligt waar je zuinig op moet zijn. Bij ons komt de persoon op de eerste plaats. Ik geloof dat dat naast menselijk ook zakelijk is, want tenslotte willen wij dat mensen op een verantwoorde manier bij ons werken. Dus is onze HR-strategie er onder andere op gericht dat op een verantwoorde en duurzame manier te faciliteren waardoor mensen – hopelijk – tot aan hun pensioen bij ons kunnen blijven werken of door kunnen stromen naar een meer passende functie buiten ons bedrijf.

Waar liggen de uitdagingen in jouw functie?

Het leukste aan mijn vakgebied vind ik organisatiekunde. Ik vind het heel interessant hoe een organisatie nu eigenlijk in elkaar zit. Mensen kunnen gecompliceerd zijn, maar dat is alleen maar interessant en leuk. Zonder mensen is er geen organisatie. Koesteren dus en tegelijkertijd duidelijkheid scheppen en kaders aangeven.
Ik ben als HR Manager tegelijkertijd werkgever en werknemer, die twee rollen in één functie zijn weleens lastig. HR moet namelijk met één been buiten de organisatie kunnen staan om zo vanuit een helicopterview het organisatiedoel te bewaken. Ik ben van mening dat die plaats binnen de organisatie wél de mooiste is. 

Wat zijn de gevolgen van het bijzondere jaar 2020 op het HR-beleid van De Haan?

Afgelopen jaar hebben we een compleet nieuw beleid geïmplementeerd: het thuiswerkbeleid. Thuiswerken was al mogelijk voor 2020, maar werd beperkt gedaan. Ik denk dat het voor de meeste medewerkers niet voelde als een optie. Het nieuwe beleid is gebaseerd op vertrouwen met de parameter dat iemand zijn of haar werk naar behoren uitvoert. Vertrouwen en output dus. Inclusief het vertrouwen dat iemand aangeeft wanneer er hulp gewenst is. Met name dit laatste, waarbij optimale communicatie cruciaal is, is een leerpunt en uitdaging voor allen. Dit moet goed gemonitord worden. Voor het thuiswerkbeleid was een samenspel nodig met onze IT-manager voor het onmisbare technische gedeelte binnen dit beleid.

Ik vind dat we het op het moment goed doen als team van een dienstverlenende organisatie. Wij zien goed werknemerschap terug bij onze medewerkers en daar zijn wij trots op!
Het thuiswerkbeleid zal in de toekomst, als de pandemie over is, dan ook de basis zijn voor een overgang naar een hybride systeem van thuis werken en op kantoor werken.

Waar ligt binnen het HR-beleid in 2021 de nadruk op?

Duurzame inzetbaarheid is altijd belangrijk geweest, maar dit jaar nog meer. We moedigen bijvoorbeeld onze werknemers aan om zelf voldoende rust te pakken gedurende de werkdag, in overleg te blijven en voldoende te bewegen. Gezondheid en werkplezier vormen immers een belangrijk thema binnen duurzame inzetbaarheid. Helemaal omdat veel van onze werknemers fysiek werk doen.
Re-integratie is daarvan een mooi voorbeeld. Niemand is met plezier ziek, we gaan er van uit dat iedereen weer graag wil werken. Soms moet je dan mensen tegen zichzelf in beschermen nemen om niet te vroeg te veel te belasten en hen laten beloven dat ze een stap terug doen als het niet gaat. En juist dat is lastig. Dat besef ik, maar het is wel noodzakelijk voor duurzame inzetbaarheid op de lange termijn.

Heb je ten slotte nog een tip?

Ongeacht je situatie, denk als je werk zoekt na over wat je wilt in plaats van alleen aan te geven ‘ik zoek werk’ of ‘ik wil werken’. Wees als werkzoekende duidelijk in wat je zoekt, wat je niet zoekt en in welke vorm. Zo wordt het gevonden werk geen korte termijn oplossing, maar een passende lange termijn oplossing voor jou.